I passi per creare una società in Estonia

L'avanzata infrastruttura digitale e l'ambiente favorevole alle imprese fanno dell'Estonia una destinazione interessante per gli imprenditori. Di seguito una panoramica delle fasi di costituzione di una società in Estonia, con l'evidenziazione delle procedure e dei requisiti principali.

Registrazione della società

Scelta del nome della società

Il primo passo per la costituzione di una società in Estonia è la scelta di un nome commerciale unico. Il nome deve essere conforme agli standard stabiliti dal Registro delle imprese estone. Non può assomigliare a una ragione sociale esistente e deve includere la designazione "OÜ" (Osaühing), che indica una società a responsabilità limitata. Offriamo una verifica della disponibilità del nome per assicurarci che il nome scelto sia conforme a questi requisiti.

Stato giuridico e indirizzo registrato

In Estonia, ogni società deve avere un indirizzo legale registrato nel Paese. È qui che viene inviata tutta la corrispondenza legale. Se siete un imprenditore straniero senza una presenza fisica in Estonia, offriamo servizi di ufficio virtuale e domiciliazione, fornendovi un indirizzo registrato per soddisfare questo requisito legale.

In termini di status giuridico, la maggior parte degli imprenditori opta per la Società a responsabilità limitata (OÜ), che offre i vantaggi della responsabilità limitata, il che significa che gli azionisti sono responsabili dei debiti della società solo nella misura del loro contributo al capitale sociale.

Informazioni necessarie per la registrazione

Per registrare una società in Estonia, è necessario fornire alcuni dati fondamentali:

• Informazioni sugli azionisti: nomi, indirizzi e percentuale di proprietà.
• Dati degli amministratori: nomi, indirizzi personali e nazionalità degli amministratori.
• Indirizzo della sede legale della società: può essere l'indirizzo che forniamo attraverso i nostri servizi di domiciliazione.
• Capitale sociale: Per un OÜ, il capitale sociale minimo richiesto è di 2.500 euro, anche se non deve essere versato immediatamente.

La nostra piattaforma vi consente di semplificare la presentazione di tutte le informazioni richieste per via elettronica. Una volta ottenuti i dettagli necessari, prepariamo e depositiamo i documenti pertinenti, come l'Atto costitutivo e lo Statuto, che delineano lo scopo della società, la struttura di governance e le operazioni interne.

Documenti che prepariamo e inviamo

Ci occupiamo della stesura e della presentazione di tutti i documenti essenziali, tra cui:

• Atto costitutivo: Conferma l'intenzione dei fondatori di costituire la società.
• Statuto: stabilisce le regole di governance e le procedure interne della società. Potete utilizzare articoli standard, ma possiamo personalizzarli se la vostra azienda richiede termini specifici.

Tempi di costituzione di un'azienda

La costituzione di una società in Estonia è un processo rapido ed efficiente. Una volta presentati tutti i documenti, la registrazione richiede in genere da 1 a 5 giorni lavorativi, a seconda della complessità della struttura aziendale e della disponibilità delle informazioni richieste. Una volta completata la registrazione, riceverete un Certificato di incorporazione, che serve come prova dell'esistenza legale della vostra società.

Procedure successive alla registrazione

Dopo la costituzione della società, sono necessari diversi passaggi aggiuntivi per garantire la piena conformità alle normative estoni:

Apertura di un conto bancario aziendale

Per effettuare transazioni commerciali, è necessario aprire un conto bancario aziendale. L'Estonia offre diverse opzioni bancarie, dalle banche tradizionali alle soluzioni fintech come Wise e Revolut. Alcune banche possono richiedere una presenza fisica per l'apertura di un conto, mentre altre consentono la configurazione online.

Registrazione IVA

Se il fatturato annuo della vostra azienda supera i 40.000 euro, siete tenuti a registrarvi per l'IVA presso l'Ufficio delle imposte e delle dogane estone. Una volta registrati, riceverete un numero di partita IVA e sarete tenuti a presentare regolarmente le dichiarazioni IVA.

Registrazione dell'imposta sulle società

Sebbene l'Estonia offra un'imposta societaria dello 0% sugli utili non distribuiti, è necessario registrarsi ai fini dell'imposta sulle società. L'imposta è dovuta solo al momento della distribuzione degli utili, il che offre un vantaggio significativo per il reinvestimento.

Assicurazione nazionale e impostazione del libro paga

Se intendete assumere dei dipendenti, compreso voi stessi in qualità di direttore, dovete registrarvi per le buste paga presso le autorità fiscali estoni. Questo include la gestione dell'imposta sul reddito e dei contributi sociali, come l'assicurazione contro la disoccupazione.

Gestendo queste procedure, assicuriamo che la vostra azienda in Estonia sia pienamente conforme a tutti i requisiti normativi, consentendovi di concentrarvi sulla crescita del vostro business.

Tassazione delle società in Estonia

L'Estonia è rinomata per il suo sistema fiscale altamente competitivo e trasparente, che ha attirato sia gli imprenditori locali che gli investitori internazionali. La caratteristica principale del regime fiscale estone è che gli utili vengono tassati solo quando vengono distribuiti, offrendo alle aziende una maggiore flessibilità nel reinvestire gli utili. Ecco una panoramica del funzionamento del sistema a partire dal 2024:

Imposta sul reddito delle società

Il sistema di tassazione delle imprese dell'Estonia continua a distinguersi nel 2024 per la sua semplicità:

• Nessuna imposta sugli utili non distribuiti: Le società non sono tassate sugli utili reinvestiti all'interno dell'azienda. Ciò consente alle aziende di crescere e reinvestire nelle attività senza un immediato onere fiscale.
• Imposta sugli utili distribuiti (22%): Quando gli utili vengono distribuiti come dividendi agli azionisti, sono soggetti a un'imposta sulle società del 22%, con un leggero aumento rispetto alla precedente aliquota del 20%. In questo modo le società possono ritardare la tassazione fino a quando i profitti non vengono estratti dall'azienda.

Imposta sul valore aggiunto (IVA)

• Aliquota IVA standard (22%): a partire dal 1° gennaio 2024, l'Estonia ha aumentato l'aliquota IVA standard dal 20% al 22%. Questa aliquota si applica alla maggior parte dei beni e dei servizi, il che la rende una considerazione importante per le imprese che operano in Estonia.
• Aliquote ridotte ed esenzioni: l'Estonia mantiene aliquote IVA ridotte per alcuni settori, tra cui un'aliquota ridotta per i servizi di alloggio e servizi esenti da IVA come l'assistenza sanitaria e l'istruzione.

Imposte sociali e sul lavoro

I datori di lavoro in Estonia sono tenuti a contribuire all'imposta sociale con un'aliquota del 33% sui salari lordi. Questa imposta copre le prestazioni dei dipendenti, come le pensioni, l'assicurazione sanitaria e l'assicurazione contro la disoccupazione. L'imposta sociale è una componente significativa dell'onere fiscale complessivo per i datori di lavoro in Estonia.

Altre imposte e responsabilità fiscali

• Imposta sui dividendi: oltre all'imposta sulle società, i dividendi pagati agli azionisti possono essere soggetti a ulteriori imposte sul reddito personale, a seconda della residenza del beneficiario.
• Prezzi di trasferimento: Le società impegnate nel commercio internazionale devono rispettare la normativa estone sui prezzi di trasferimento, assicurando che le transazioni intra-aziendali siano condotte a condizioni di mercato.
• Tasse doganali e di importazione: Le aziende che importano merci in Estonia da paesi extra UE sono soggette a dazi doganali e IVA.

Conformità e rendicontazione

Le società estoni devono presentare bilanci e dichiarazioni fiscali annuali, e gli utili distribuiti vengono tassati solo al momento della distribuzione. Questo sistema è in linea con la più ampia strategia dell'Estonia di promuovere un ambiente favorevole alle imprese che incoraggi il reinvestimento e la crescita.

In sintesi, il sistema fiscale estone offre un ambiente favorevole alla crescita e al reinvestimento delle imprese, grazie al differimento dell'imposta sul reddito delle società sugli utili non distribuiti e alle aliquote fiscali competitive sugli utili distribuiti.

Responsabilità del direttore in Estonia

In qualità di amministratore di una società nel Regno Unito, vi sono diversi importanti doveri e responsabilità legali che dovete rispettare. Queste responsabilità garantiscono il buon funzionamento della società e la conformità alle leggi del Regno Unito. Il mancato rispetto di questi obblighi può comportare gravi sanzioni, compresa la responsabilità personale. Di seguito una panoramica delle principali responsabilità, delle sanzioni e delle procedure relative alla nomina e alle dimissioni degli amministratori.

Obblighi legali

Gli amministratori delle società del Regno Unito devono adempiere a una serie di obblighi legali stabiliti dal Companies Act 2006. Questi doveri si concentrano sulla garanzia che gli amministratori agiscano nel migliore interesse della società, dei suoi azionisti e delle altre parti interessate. I doveri fondamentali comprendono:

• Lealtà e agire nell'interesse della società: Gli amministratori devono agire in buona fede e dare priorità agli interessi della società rispetto a quelli personali. Ciò significa prendere decisioni che vadano a beneficio della società nel suo complesso, anche se ciò potrebbe non essere in linea con i loro obiettivi personali.
• Conformità alla legge: Gli amministratori sono tenuti per legge a garantire che la società sia conforme a tutte le leggi e i regolamenti pertinenti. Ciò include il rispetto delle leggi fiscali, delle normative sul lavoro, degli standard di salute e sicurezza e dei requisiti di deposito presso la Companies House.
• Esercizio di ragionevole cura, abilità e diligenza: Gli amministratori sono tenuti ad applicare le proprie conoscenze ed esperienze nella gestione della società. Sebbene vi sia un certo margine di manovra per gli amministratori con minore esperienza, essi devono comunque dimostrare di prendere decisioni informate nell'interesse della società.
• Evitare i conflitti di interesse: Gli amministratori devono evitare situazioni in cui i loro interessi personali possano entrare in conflitto con gli interessi della società. Se si verifica un potenziale conflitto, questo deve essere comunicato al Consiglio di amministrazione e l'amministratore non deve partecipare a nessuna decisione relativa al conflitto.
• Protezione del patrimonio aziendale: Gli amministratori devono salvaguardare il patrimonio aziendale, assicurandosi che venga utilizzato in modo appropriato e vantaggioso per la società. Ciò include la garanzia che l'azienda rimanga solvibile e non sia impegnata in operazioni fraudolente.

Sanzioni in caso di non conformità

L'inosservanza degli obblighi di legge può comportare gravi conseguenze per gli amministratori. A seconda della gravità della violazione, possono essere comminate le seguenti sanzioni:

• Squalifica: Gli amministratori che non rispettano costantemente i loro obblighi o si comportano in modo scorretto possono essere interdetti dalla carica di amministratore per un massimo di 15 anni. Gli ordini di squalifica vengono generalmente emessi per reati quali l'esercizio abusivo dell'attività di trading o la mancata tenuta di registri contabili adeguati.
• Multe: Gli amministratori possono incorrere in multe significative se non rispettano gli obblighi di legge, come la presentazione dei bilanci annuali o la tenuta di registri accurati. Le sanzioni aumentano quanto più a lungo questi obblighi vengono trascurati.
• Responsabilità personale: in caso di grave negligenza o cattiva condotta, gli amministratori possono essere ritenuti personalmente responsabili dei debiti della società, soprattutto in caso di commercio illecito o frode. Ciò significa che il patrimonio personale dell'amministratore può essere utilizzato per rimborsare i creditori se la società diventa insolvente a causa di una cattiva gestione.
• Accuse penali: in casi estremi, gli amministratori possono essere perseguiti penalmente per reati quali frode, insider trading o altre forme di cattiva condotta.

Queste sanzioni fungono da forte deterrente, incoraggiando gli amministratori ad adempiere ai loro doveri con diligenza e in conformità alla legge britannica.

Nomina e dimissioni di amministratori

Nomina dei direttori

Il processo di nomina di un nuovo amministratore è in genere semplice, ma deve seguire le procedure delineate nello Statuto della società e rispettare il Companies Act 2006. Ecco le fasi principali:

1. Approvazione del consiglio di amministrazione: la nomina di un amministratore viene solitamente approvata dal consiglio di amministrazione esistente. In alcuni casi può essere richiesta anche l'approvazione degli azionisti, a seconda delle regole interne della società.
2. Deposito presso la Companies House: Una volta nominato un nuovo direttore, la società deve notificarlo alla Companies House entro 14 giorni. La notifica include il nome completo del direttore, l'indirizzo, la data di nascita e qualsiasi altro dettaglio rilevante. Queste informazioni entrano a far parte del registro pubblico.
3. Consenso del direttore: la persona nominata deve accettare formalmente di assumere il ruolo e le relative responsabilità. In genere si tratta di firmare un modulo di consenso in cui si dichiara di accettare la posizione e di essere consapevoli dei propri doveri legali.

Dimissioni degli Amministratori

Anche la procedura di dimissioni di un amministratore deve seguire le regole stabilite dallo statuto della società. Ecco le fasi principali:

1. Avviso di dimissioni: Un amministratore che desidera dimettersi deve darne comunicazione scritta alla società. Le dimissioni entrano in vigore dal momento in cui viene ricevuta la comunicazione, o a una data specifica se menzionata.
2. Aggiornamento a Companies House: la società è tenuta a notificare a Companies House le dimissioni del direttore entro 14 giorni. I registri pubblici della società vengono aggiornati per riflettere il cambiamento.
3. Responsabilità dopo le dimissioni: anche dopo le dimissioni, un amministratore può essere ritenuto responsabile delle decisioni prese durante il suo mandato. Ad esempio, se una società fallisce a causa di azioni intraprese mentre l'amministratore era in carica, potrebbe ancora subire delle conseguenze.

Il ruolo di amministratore nel Regno Unito comporta notevoli responsabilità, sia legali che etiche. È essenziale comprendere appieno questi doveri e assicurarne la conformità per evitare conseguenze personali e finanziarie. Gli amministratori devono agire con attenzione, integrità e nel migliore interesse della società, assicurando al contempo il rispetto di tutti gli obblighi legali.

Occupazione e gestione delle risorse umane in Estonia

Quando si assumono e si gestiscono dipendenti in Estonia, è importante comprendere le normative locali in materia di contratti di lavoro, condizioni di lavoro e assunzioni internazionali. Ecco una panoramica delle aree chiave che ogni datore di lavoro dovrebbe conoscere:

Contratti di lavoro

In Estonia, i contratti di lavoro devono essere redatti in forma scritta. Questi contratti definiscono termini chiave come le mansioni, la retribuzione, l'orario di lavoro e i diritti alle ferie. I contratti possono essere a tempo indeterminato o determinato (con una durata massima di cinque anni), ed è consentito un periodo di prova fino a quattro mesi. I datori di lavoro sono tenuti a delineare chiaramente il ruolo del dipendente, la struttura retributiva e i benefit, garantendo la tutela dei diritti di entrambe le parti.

Regolamenti del lavoro

Il diritto del lavoro estone applica norme rigorose per salvaguardare i diritti dei dipendenti. La settimana lavorativa standard è di 40 ore e gli straordinari devono essere compensati con una retribuzione pari a 1,5 volte il salario regolare o con permessi retribuiti. I dipendenti hanno diritto a un minimo di 28 giorni di ferie annuali retribuite. Tra i principali diritti dei dipendenti vi sono il congedo per malattia, il congedo di maternità e paternità e varie tutele contro la discriminazione e le molestie. I datori di lavoro devono inoltre garantire il rispetto degli standard di salute e sicurezza.

• Salario minimo: nel 2024, il salario minimo nazionale è fissato a 820 euro al mese o 4,86 euro all'ora.
• Congedo per malattia: i datori di lavoro pagano il congedo per malattia dal 4° all'8° giorno, mentre il Fondo di assicurazione sanitaria copre il resto al 70% del salario medio del dipendente.

Reclutamento e talenti internazionali

Per le aziende che assumono a livello internazionale, il programma e-Residency dell'Estonia consente ai non residenti di gestire le aziende estoni a distanza, compresa l'assunzione di dipendenti. I cittadini extracomunitari necessitano di un permesso di lavoro, ma una volta assunti hanno gli stessi diritti dei cittadini estoni. Le politiche flessibili in materia di visti e il contesto fiscale competitivo rendono l'Estonia una destinazione interessante per i talenti stranieri qualificati.

Comprendendo queste normative e sfruttando le politiche aziendali estoni, le aziende possono gestire efficacemente la propria forza lavoro rimanendo conformi alle leggi nazionali.