Kroki w celu utworzenia spółki w Estonii

Zaawansowana infrastruktura cyfrowa Estonii i przyjazne środowisko biznesowe sprawiają, że jest to atrakcyjne miejsce dla przedsiębiorców. Poniżej znajduje się przegląd kroków związanych z założeniem spółki w Estonii, z podkreśleniem kluczowych procedur i wymagań.

Rejestracja spółki

Wybór nazwy firmy

Pierwszym krokiem w tworzeniu spółki w Estonii jest wybór unikalnej nazwy firmy. Nazwa musi być zgodna ze standardami określonymi przez Estoński Rejestr Przedsiębiorstw. Nie może przypominać istniejącej nazwy firmy i musi zawierać oznaczenie "OÜ" (Osaühing), które wskazuje na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Oferujemy sprawdzenie dostępności nazwy, aby upewnić się, że wybrana nazwa spełnia te wymagania.

Status prawny i zarejestrowany adres

W Estonii każda spółka musi mieć zarejestrowany adres w kraju. To tutaj będzie wysyłana cała korespondencja prawna. Jeśli jesteś zagranicznym przedsiębiorcą bez fizycznej obecności w Estonii, oferujemy usługi wirtualnego biura i domicylacji, zapewniając zarejestrowany adres w celu spełnienia tego wymogu prawnego.

Jeśli chodzi o status prawny, większość przedsiębiorców decyduje się na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (OÜ), która oferuje korzyści wynikające z ograniczonej odpowiedzialności, co oznacza, że udziałowcy są odpowiedzialni za długi spółki tylko w zakresie ich wkładu kapitałowego.

Informacje wymagane do rejestracji

Aby zarejestrować spółkę w Estonii, należy podać kilka kluczowych danych:

• Informacje o akcjonariuszach: w tym nazwy, adresy i proporcje własności.
• Dane dyrektorów: Imiona i nazwiska, adresy i narodowości dyrektorów.
• Adres siedziby firmy: Może to być adres, który podajemy za pośrednictwem naszych usług domicylacyjnych.
• Kapitał zakładowy: W przypadku OÜ minimalny wymagany kapitał zakładowy wynosi 2.500 EUR, chociaż nie musi on zostać natychmiast opłacony.

Nasza platforma pozwala usprawnić przekazywanie wszystkich wymaganych informacji drogą elektroniczną. Po uzyskaniu niezbędnych informacji przygotowujemy i składamy odpowiednie dokumenty, takie jak umowa spółki i statut, które określają cel spółki, strukturę zarządzania i wewnętrzne operacje.

Przygotowywane i przesyłane przez nas dokumenty

Zajmujemy się sporządzaniem i składaniem wszystkich niezbędnych dokumentów, w tym:

• Umowa spółki: Potwierdza intencję założycieli spółki do jej założenia.
• Umowa spółki: Określa zasady zarządzania spółką i procedury wewnętrzne. Możesz skorzystać ze standardowych artykułów, ale możemy je dostosować, jeśli Twoja firma wymaga określonych warunków.

Ramy czasowe zakładania spółki

Zakładanie spółek w Estonii to szybki i skuteczny proces. Po złożeniu wszystkich dokumentów rejestracja trwa zazwyczaj od 1 do 5 dni roboczych, w zależności od złożoności struktury biznesowej i dostępności wymaganych informacji. Po zakończeniu rejestracji otrzymasz świadectwo rejestracji, które służy jako dowód prawnego istnienia Twojej firmy.

Procedury po rejestracji

Po zarejestrowaniu spółki wymagane jest podjęcie kilku dodatkowych kroków w celu zapewnienia pełnej zgodności z estońskimi przepisami:

Otwarcie firmowego konta bankowego

Aby przeprowadzać transakcje biznesowe, należy otworzyć firmowe konto bankowe. Estonia oferuje wiele opcji bankowych, od tradycyjnych banków po rozwiązania fintech, takie jak Wise i Revolut. Niektóre banki mogą wymagać fizycznej obecności w celu otwarcia konta, podczas gdy inne umożliwiają konfigurację online.

Rejestracja VAT

Jeśli roczny obrót Twojej spółki przekracza 40 000 EUR, musisz zarejestrować się jako podatnik VAT w Estońskim Urzędzie Podatkowym i Celnym. Po rejestracji otrzymasz numer VAT i będziesz zobowiązany do składania regularnych deklaracji VAT.

Rejestracja podatkowa osób prawnych

Chociaż Estonia oferuje 0% podatku od osób prawnych od niepodzielonych zysków, musisz zarejestrować się dla celów podatku od osób prawnych. Podatek jest płatny tylko wtedy, gdy zyski są dystrybuowane, oferując znaczną przewagę dla reinwestycji.

Ubezpieczenie społeczne i konfiguracja listy płac

Jeśli planujesz zatrudniać pracowników, w tym siebie jako dyrektora, musisz zarejestrować się na liście płac w estońskim urzędzie skarbowym. Obejmuje to obsługę podatku dochodowego i składek na ubezpieczenia społeczne, takie jak ubezpieczenie na wypadek bezrobocia.

Zarządzając tymi procedurami, zapewniamy, że Twoja firma w Estonii jest w pełni zgodna ze wszystkimi wymogami regulacyjnymi, umożliwiając Ci skupienie się na rozwijaniu działalności.

Opodatkowanie osób prawnych w Estonii

Estonia słynie z wysoce konkurencyjnego i przejrzystego systemu podatku dochodowego od osób prawnych, który przyciąga zarówno lokalnych przedsiębiorców, jak i międzynarodowych inwestorów. Kluczową cechą estońskiego systemu podatkowego jest to, że zyski są opodatkowane tylko w momencie ich dystrybucji, co zapewnia firmom większą elastyczność w reinwestowaniu zysków. Oto przegląd sposobu działania systemu od 2024 roku:

Podatek dochodowy od osób prawnych

Estoński system podatku od osób prawnych w 2024 r. nadal wyróżnia się prostotą:

• Brak podatku od zysków zatrzymanych: Spółki nie są opodatkowane od zysków, które są reinwestowane w ramach działalności. Pozwala to firmom na rozwój i ponowne inwestowanie w działalność bez natychmiastowego obciążenia podatkowego.
• Podatek od wypłaconych zysków (22%): Gdy zyski są wypłacane akcjonariuszom w formie dywidendy, podlegają one 22% podatkowi od osób prawnych, co stanowi niewielki wzrost w porównaniu z poprzednią stawką w wysokości 20%. Gwarantuje to, że firmy mogą opóźniać opodatkowanie do czasu, aż zyski zostaną wydobyte z firmy.

Podatek od wartości dodanej (VAT)

• Standardowa stawka VAT (22%): Począwszy od 1 stycznia 2024 r. Estonia podniosła standardową stawkę VAT z 20% do 22%. Ma to zastosowanie do większości towarów i usług, co czyni ją ważnym czynnikiem dla firm prowadzących handel w Estonii.
• Obniżone stawki i zwolnienia: Estonia utrzymuje niższe stawki VAT dla niektórych sektorów, w tym obniżoną stawkę na usługi zakwaterowania i usługi zwolnione z VAT, takie jak opieka zdrowotna i edukacja.

Podatki społeczne i od zatrudnienia

Pracodawcy w Estonii są zobowiązani do odprowadzania podatku socjalnego w wysokości 33% od wynagrodzenia brutto. Podatek ten obejmuje świadczenia pracownicze, takie jak emerytury, ubezpieczenie zdrowotne i ubezpieczenie na wypadek bezrobocia. Podatek socjalny jest istotnym składnikiem całkowitego obciążenia podatkowego pracodawców w Estonii.

Inne podatki i obowiązki fiskalne

• Podatek od dywidend: Oprócz podatku od osób prawnych, dywidendy wypłacane akcjonariuszom mogą podlegać dodatkowym podatkom dochodowym od osób fizycznych, w zależności od miejsca zamieszkania odbiorcy.
• Ceny transferowe: Spółki zaangażowane w handel międzynarodowy muszą przestrzegać estońskich przepisów dotyczących cen transferowych, zapewniając, że transakcje wewnątrz spółki są przeprowadzane na warunkach rynkowych.
• Cła i podatki importowe: Spółki importujące towary do Estonii spoza UE podlegają opłatom celnym i podatkowi VAT.

Zgodność i raportowanie

Estońskie spółki muszą składać roczne sprawozdania finansowe i deklaracje podatkowe, a wypłacane zyski są opodatkowane tylko w momencie ich wypłaty. System ten jest zgodny z szerszą strategią Estonii polegającą na wspieraniu przyjaznego dla biznesu środowiska, które zachęca do reinwestycji i wzrostu.

Podsumowując, estoński system podatku dochodowego od osób prawnych oferuje korzystne warunki dla rozwoju biznesu i reinwestycji, dzięki odroczeniu podatku dochodowego od osób prawnych od zatrzymanych zysków i konkurencyjnym stawkom podatkowym od wypłaconych zysków.

Obowiązki dyrektora w Estonii

Jako dyrektor spółki w Wielkiej Brytanii musisz przestrzegać kilku ważnych obowiązków prawnych. Obowiązki te zapewniają sprawne funkcjonowanie spółki i zgodność z prawem brytyjskim. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować surowymi karami, w tym odpowiedzialnością osobistą. Poniżej znajduje się przegląd kluczowych obowiązków, sankcji i procedur związanych z powoływaniem i rezygnacją dyrektorów.

Obowiązki prawne

Od dyrektorów brytyjskich spółek oczekuje się wypełniania szeregu obowiązków prawnych określonych w ustawie o spółkach z 2006 roku. Obowiązki te koncentrują się na zapewnieniu, że dyrektorzy działają w najlepszym interesie spółki, jej akcjonariuszy i innych interesariuszy. Podstawowe obowiązki obejmują:

• Lojalność i działanie w najlepszym interesie spółki: Dyrektorzy muszą działać w dobrej wierze i przedkładać interesy spółki nad swoje osobiste interesy. Oznacza to podejmowanie decyzji korzystnych dla spółki jako całości, nawet jeśli może to nie być zgodne z ich osobistymi celami.
• Zgodność z prawem: Dyrektorzy są prawnie zobowiązani do zapewnienia, że spółka przestrzega wszystkich odpowiednich przepisów i regulacji. Obejmuje to przestrzeganie przepisów podatkowych, przepisów dotyczących zatrudnienia, standardów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz wymogów dotyczących składania dokumentów w Companies House.
• Zachowanie należytej ostrożności, umiejętności i staranności: Oczekuje się, że dyrektorzy będą stosować swoją wiedzę i doświadczenie w zarządzaniu spółką. Chociaż istnieje pewna swoboda dla dyrektorów z mniejszym doświadczeniem, muszą oni wykazać, że podejmują świadome decyzje w najlepszym interesie spółki.
• Unikanie konfliktów interesów: Dyrektorzy muszą unikać sytuacji, w których ich osobiste interesy mogą być sprzeczne z interesami spółki. W przypadku wystąpienia potencjalnego konfliktu, należy go ujawnić radzie dyrektorów, a dyrektor nie może uczestniczyć w podejmowaniu decyzji związanych z konfliktem.
• Ochrona aktywów spółki: Dyrektorzy muszą chronić aktywa spółki, zapewniając, że są one wykorzystywane w sposób odpowiedni i korzystny dla spółki. Obejmuje to zapewnienie, że spółka pozostaje wypłacalna i nie angażuje się w nieuczciwe transakcje.

Sankcje za nieprzestrzeganie przepisów

Nieprzestrzeganie obowiązków prawnych może prowadzić do poważnych konsekwencji dla dyrektorów. W zależności od wagi naruszenia, mogą zostać nałożone następujące sankcje:

• Dyskwalifikacja: Dyrektorzy, którzy konsekwentnie nie wywiązują się ze swoich obowiązków lub angażują się w niewłaściwe postępowanie, mogą zostać pozbawieni prawa do pełnienia funkcji dyrektora przez okres do 15 lat. Nakazy dyskwalifikacji są zazwyczaj wydawane za przestępstwa, takie jak niewłaściwy handel lub nieprowadzenie odpowiedniej dokumentacji księgowej.
• Grzywny: Dyrektorzy mogą zostać ukarani znacznymi grzywnami za niedopełnienie ustawowych obowiązków, takich jak składanie rocznych sprawozdań finansowych lub prowadzenie dokładnej dokumentacji. Kary rosną, im dłużej obowiązki te są zaniedbywane.
• Odpowiedzialność osobista: W przypadku poważnego zaniedbania lub niewłaściwego postępowania, dyrektorzy mogą zostać pociągnięci do osobistej odpowiedzialności za długi spółki, zwłaszcza w przypadku niewłaściwego obrotu lub oszustwa. Oznacza to, że osobisty majątek dyrektora może zostać wykorzystany do spłaty wierzycieli, jeśli spółka stanie się niewypłacalna z powodu niewłaściwego zarządzania.
• Zarzuty karne: W skrajnych przypadkach dyrektorzy mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności karnej za przestępstwa takie jak oszustwa, wykorzystywanie informacji poufnych lub inne formy niewłaściwego postępowania.

Kary te stanowią silny czynnik odstraszający, zachęcając dyrektorów do starannego wypełniania swoich obowiązków zgodnie z brytyjskim prawem.

Mianowanie i rezygnacja dyrektorów

Mianowanie dyrektorów

Proces powoływania nowego dyrektora jest zazwyczaj prosty, ale musi przebiegać zgodnie z procedurami określonymi w statucie spółki i być zgodny z ustawą o spółkach z 2006 roku. Poniżej przedstawiamy najważniejsze kroki:

1. Zatwierdzenie przez zarząd: Powołanie dyrektora jest zazwyczaj zatwierdzane przez istniejący zarząd. W niektórych przypadkach może być również wymagana zgoda akcjonariuszy, w zależności od wewnętrznych zasad spółki.
2. Zgłoszenie do Companies House: Po powołaniu nowego dyrektora spółka musi powiadomić o tym Companies House w ciągu 14 dni. Powiadomienie zawiera pełne imię i nazwisko dyrektora, adres, datę urodzenia i wszelkie inne istotne szczegóły. Informacje te stają się częścią publicznego rejestru.
3. Zgoda dyrektora: Mianowana osoba musi formalnie wyrazić zgodę na objęcie stanowiska i związanych z nim obowiązków. Zazwyczaj wiąże się to z podpisaniem formularza zgody stwierdzającego, że akceptuje ona stanowisko i jest świadoma swoich obowiązków prawnych.

Rezygnacja dyrektorów

Proces rezygnacji dyrektora musi być również zgodny z zasadami określonymi w statucie spółki. Oto najważniejsze kroki:

1. Zawiadomienie o rezygnacji: Dyrektor, który chce zrezygnować, musi dostarczyć spółce pisemne zawiadomienie. Rezygnacja staje się skuteczna z chwilą otrzymania zawiadomienia lub w określonym terminie, jeśli został on wskazany.
2. Aktualizacja do Companies House: Spółka jest zobowiązana do powiadomienia Companies House o rezygnacji dyrektora w ciągu 14 dni. Rejestry publiczne spółki są aktualizowane w celu odzwierciedlenia zmiany.
3. Odpowiedzialność po rezygnacji: Nawet po rezygnacji dyrektor może nadal ponosić odpowiedzialność za decyzje podjęte podczas jego kadencji. Na przykład, jeśli spółka stanie się niewypłacalna z powodu działań podjętych w czasie, gdy dyrektor był na jej czele, może on nadal ponosić konsekwencje.

Rola dyrektora w Wielkiej Brytanii wiąże się ze znacznymi obowiązkami, zarówno prawnymi, jak i etycznymi. Niezbędne jest pełne zrozumienie tych obowiązków i zapewnienie ich przestrzegania w celu uniknięcia konsekwencji osobistych i finansowych. Dyrektorzy muszą działać ostrożnie, uczciwie i w najlepszym interesie spółki, zapewniając jednocześnie spełnienie wszystkich zobowiązań prawnych.

Zatrudnienie i zarządzanie zasobami ludzkimi w Estonii

Zatrudniając i zarządzając pracownikami w Estonii, ważne jest, aby zrozumieć lokalne przepisy dotyczące umów o pracę, warunków pracy i rekrutacji międzynarodowej. Oto przegląd kluczowych obszarów, o których każdy pracodawca powinien wiedzieć:

Umowy o pracę

W Estonii umowy o pracę muszą być zawierane w formie pisemnej. Umowy te określają kluczowe warunki, takie jak obowiązki zawodowe, wynagrodzenie, godziny pracy i uprawnienia urlopowe. Umowy mogą być zawierane na czas nieokreślony lub określony (z maksymalnym okresem obowiązywania wynoszącym pięć lat), a okres próbny może trwać do czterech miesięcy. Pracodawcy są zobowiązani do jasnego określenia roli pracownika, struktury wynagrodzeń i świadczeń, zapewniając ochronę praw obu stron.

Przepisy prawa pracy

Estońskie prawo pracy egzekwuje surowe przepisy w celu ochrony praw pracowniczych. Standardowy tydzień pracy wynosi 40 godzin, a nadgodziny muszą być rekompensowane 1,5-krotnością regularnego wynagrodzenia lub płatnym czasem wolnym. Pracownicy mają prawo do co najmniej 28 dni płatnego urlopu rocznego. Kluczowe prawa pracownicze obejmują zwolnienie chorobowe, urlop macierzyński i ojcowski oraz różne zabezpieczenia przed dyskryminacją i nękaniem. Pracodawcy muszą również zapewnić zgodność ze standardami bezpieczeństwa i higieny pracy.

• Płaca minimalna: W 2024 r. krajowa płaca minimalna została ustalona na poziomie 820 euro miesięcznie lub 4,86 euro za godzinę.
• Zwolnienie chorobowe: Pracodawcy płacą za zwolnienie chorobowe od 4 do 8 dnia, a Fundusz Ubezpieczeń Zdrowotnych pokrywa pozostałą część w wysokości 70% średniego wynagrodzenia pracownika.

Rekrutacja i międzynarodowe talenty

Estoński program e-Residency umożliwia nierezydentom zdalne zarządzanie estońskimi firmami, w tym zatrudnianie pracowników. Obywatele spoza UE potrzebują pozwolenia na pracę, ale po zatrudnieniu mają takie same prawa jak obywatele Estonii. Elastyczna polityka wizowa Estonii i konkurencyjne środowisko podatkowe sprawiają, że jest ona atrakcyjnym miejscem dla wykwalifikowanych zagranicznych talentów.

Rozumiejąc te przepisy i wykorzystując przyjazną dla biznesu politykę Estonii, firmy mogą skutecznie zarządzać swoimi pracownikami, zachowując zgodność z przepisami krajowymi.