Passos para criar uma empresa na Estónia

As infra-estruturas digitais avançadas e o ambiente favorável às empresas da Estónia fazem deste país um destino atrativo para os empresários. Segue-se uma panorâmica das etapas envolvidas na criação de uma empresa na Estónia, destacando os principais procedimentos e requisitos.

Registo de empresas

Escolher o nome da empresa

O primeiro passo para constituir uma empresa na Estónia é selecionar uma denominação comercial única. O nome deve cumprir as normas estabelecidas pelo Registo Comercial da Estónia. Não pode assemelhar-se a uma denominação comercial existente e deve incluir a designação "OÜ" (Osaühing), que indica uma sociedade anónima. Oferecemos uma verificação da disponibilidade do nome para garantir que o nome que escolher cumpre estes requisitos.

Estatuto jurídico e endereço registado

Na Estónia, todas as empresas são obrigadas a ter um endereço legal registado no país. É para lá que será enviada toda a correspondência legal. Se for um empresário estrangeiro sem presença física na Estónia, oferecemos serviços de escritório virtual e domiciliação, fornecendo-lhe um endereço registado para cumprir este requisito legal.

Em termos de estatuto jurídico, a maioria dos empresários opta pela sociedade anónima (OÜ), que oferece as vantagens da responsabilidade limitada, o que significa que os acionistas só são responsáveis pelas dívidas da empresa na medida da sua contribuição para o capital social.

Informações necessárias para o registo

Para registar uma empresa na Estónia, é necessário fornecer vários dados essenciais:

• Informações sobre os acionistas: incluindo nomes, endereços e proporção da propriedade.
• Dados relativos aos administradores: Nomes, endereços pessoais e nacionalidades dos administradores.
• Endereço da sede social da empresa: Pode ser o endereço que fornecemos através dos nossos serviços de domiciliação.
• Capital social: Para uma OÜ, o capital social mínimo exigido é de 2 500 euros, embora não seja necessário que seja imediatamente realizado.

A nossa plataforma permite-lhe simplificar a apresentação de todas as informações necessárias por via eletrónica. Assim que tivermos os detalhes necessários, preparamos e arquivamos os documentos relevantes, como o Memorando de Associação e os Estatutos, que descrevem o objetivo da empresa, a estrutura de governação e as operações internas.

Documentos que preparamos e enviamos

Tratamos da redação e apresentação de todos os documentos essenciais, incluindo:

• Contrato de sociedade: Confirma a intenção dos fundadores da empresa de estabelecer a empresa.
• Estatutos: estabelecem as regras de governação e os procedimentos internos da empresa. Pode utilizar artigos padrão, mas podemos personalizá-los se a sua empresa necessitar de termos específicos.

Prazo para a criação de uma empresa

A constituição de uma empresa na Estónia é um processo rápido e eficaz. Após a apresentação de todos os documentos, o registo demora normalmente 1 a 5 dias úteis, dependendo da complexidade da estrutura da empresa e da disponibilidade das informações necessárias. Após a conclusão do registo, receberá um Certificado de Constituição, que serve como prova da existência legal da sua empresa.

Procedimentos pós-registo

Após a constituição da empresa, são necessários vários passos adicionais para garantir a total conformidade com a regulamentação estónia:

Abrir uma conta bancária para empresas

Para efetuar transacções comerciais, é necessário abrir uma conta bancária para empresas. A Estónia oferece várias opções bancárias, desde bancos tradicionais a soluções fintech como a Wise e a Revolut. Alguns bancos podem exigir uma presença física para abertura de conta, enquanto outros permitem a configuração online.

Registo do IVA

Se o volume de negócios anual da sua empresa for superior a 40 000 euros, é obrigado a registar-se para efeitos de IVA junto da administração fiscal e aduaneira da Estónia. Uma vez registado, receberá um número de IVA e será obrigado a apresentar declarações de IVA periódicas.

Registo fiscal das empresas

Embora a Estónia ofereça um imposto sobre as sociedades de 0% sobre os lucros não distribuídos, é necessário registar-se para efeitos de imposto sobre as sociedades. O imposto só é devido quando os lucros são distribuídos, o que constitui uma vantagem significativa para o reinvestimento.

Seguro nacional e configuração do cálculo das folhas de pagamento

Se tenciona contratar trabalhadores, incluindo a si próprio enquanto diretor, deve registar-se junto das autoridades fiscais estónias para efeitos de pagamento de salários. Isto inclui o tratamento do imposto sobre o rendimento e das contribuições sociais, como o seguro de desemprego.

Ao gerir estes procedimentos, garantimos que a sua empresa na Estónia cumpre todos os requisitos regulamentares, permitindo-lhe concentrar-se no crescimento do seu negócio.

Tributação das empresas na Estónia

A Estónia é conhecida pelo seu sistema de imposto sobre as sociedades altamente competitivo e transparente, que tem sido um grande atrativo tanto para os empresários locais como para os investidores internacionais. A principal caraterística do regime fiscal da Estónia é que os lucros só são tributados quando distribuídos, proporcionando às empresas uma maior flexibilidade no reinvestimento dos lucros. Eis um resumo do funcionamento do sistema a partir de 2024:

Imposto sobre o rendimento das pessoas colectivas

O sistema de tributação das sociedades da Estónia continua a destacar-se em 2024 pela sua simplicidade:

• Não há imposto sobre os lucros acumulados: As empresas não são tributadas sobre os lucros que são reinvestidos no negócio. Isto permite que as empresas cresçam e reinvistam nas operações sem uma carga fiscal imediata.
• Imposto sobre os lucros distribuídos (22%): Quando os lucros são distribuídos como dividendos aos acionistas, estão sujeitos a um imposto sobre as sociedades de 22%, um ligeiro aumento em relação à anterior taxa de 20%. Deste modo, as empresas podem adiar a tributação até que os lucros sejam extraídos da atividade.

Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA)

• Taxa normal de IVA (22%): A partir de 1 de janeiro de 2024, a Estónia aumentou a sua taxa normal de IVA de 20% para 22%. Esta taxa aplica-se à maioria dos bens e serviços, o que a torna uma consideração importante para as empresas que operam na Estónia.
• Taxas reduzidas e isenções: a Estónia mantém taxas reduzidas de IVA para determinados sectores, incluindo uma taxa reduzida para os serviços de alojamento e para os serviços isentos de IVA, como os cuidados de saúde e a educação.

Impostos sociais e sobre o trabalho

Na Estónia, as entidades patronais são obrigadas a contribuir para a segurança social com uma taxa de 33% sobre os salários brutos. Esta taxa cobre as prestações sociais dos trabalhadores, tais como as pensões, o seguro de doença e o seguro de desemprego. A taxa social é uma componente significativa da carga fiscal global dos empregadores na Estónia.

Outros impostos e responsabilidades fiscais

• Imposto sobre os dividendos: Para além do imposto sobre as sociedades, os dividendos pagos aos acionistas podem estar sujeitos a outros impostos sobre o rendimento das pessoas singulares, em função da residência do beneficiário.
• Preços de transferência: As empresas que se dedicam ao comércio internacional devem cumprir a regulamentação da Estónia em matéria de preços de transferência, assegurando que as transacções dentro da empresa são realizadas em condições normais de mercado.
• Direitos aduaneiros e impostos de importação: As empresas que importam mercadorias para a Estónia de fora da UE estão sujeitas a direitos aduaneiros e a IVA.

Conformidade e relatórios

As empresas estónias devem apresentar declarações financeiras e fiscais anuais, sendo os lucros distribuídos tributados apenas no ponto de distribuição. Este sistema está em conformidade com a estratégia mais vasta da Estónia de promover um ambiente favorável às empresas que incentive o reinvestimento e o crescimento.

Em suma, o regime fiscal das empresas da Estónia oferece um ambiente favorável ao crescimento e ao reinvestimento das empresas, graças ao diferimento do imposto sobre o rendimento das sociedades sobre os lucros retidos e às taxas de imposto competitivas sobre os lucros distribuídos.

Responsabilidades do diretor na Estónia

Como diretor de uma empresa no Reino Unido, existem vários deveres e responsabilidades legais importantes que deve cumprir. Estas responsabilidades asseguram o bom funcionamento da empresa e o cumprimento da legislação do Reino Unido. O não cumprimento destas obrigações pode resultar em sanções graves, incluindo responsabilidade pessoal. Segue-se uma panorâmica das principais responsabilidades, sanções e procedimentos relacionados com a nomeação e demissão de diretores.

Deveres legais

Os diretores das empresas do Reino Unido devem cumprir uma série de obrigações legais, tal como estabelecido na Lei das Sociedades de 2006. Estes deveres centram-se em assegurar que os administradores actuam no melhor interesse da empresa, dos seus acionistas e de outras partes interessadas. Os principais deveres incluem:

• Lealdade e atuação no interesse da sociedade: Os diretores devem agir de boa fé e dar prioridade aos interesses da empresa em detrimento dos seus interesses pessoais. Isto significa tomar decisões que beneficiem a empresa como um todo, mesmo que isso possa não estar de acordo com os seus objectivos pessoais.
• Conformidade com a lei: Os diretores são legalmente obrigados a garantir que a empresa cumpre toda a legislação e regulamentos relevantes. Isto inclui o cumprimento das leis fiscais, regulamentos laborais, normas de saúde e segurança e requisitos de registo na Companies House.
• Exercício de um cuidado, competência e diligência razoáveis: Espera-se que os administradores apliquem os seus conhecimentos e experiência na gestão da empresa. Embora exista alguma margem de manobra para os administradores com menos experiência, estes devem demonstrar que estão a tomar decisões informadas no melhor interesse da empresa.
• Evitar conflitos de interesses: Os diretores devem evitar situações em que os seus interesses pessoais possam entrar em conflito com os interesses da empresa. Se surgir um potencial conflito, este deve ser comunicado ao conselho de administração e o administrador não deve participar em qualquer decisão relacionada com o conflito.
• Proteção do património da sociedade: Os administradores devem salvaguardar os activos da empresa, assegurando que são utilizados de forma adequada e de modo a beneficiar a empresa. Isto inclui garantir que a empresa se mantém solvente e não está envolvida em transacções fraudulentas.

Sanções por incumprimento

O incumprimento dos deveres legais pode ter consequências graves para os diretores. Em função da gravidade da infração, podem ser aplicadas as seguintes sanções

• Desqualificação: Os administradores que não cumpram sistematicamente as suas obrigações ou que tenham uma conduta incorrecta podem ser impedidos de exercer funções de administrador por um período que pode ir até 15 anos. As ordens de desqualificação são normalmente emitidas por infracções como a negociação ilícita ou a não manutenção de registos contabilísticos adequados.
• Coimas: Os administradores podem ser sujeitos a coimas significativas por não cumprirem as obrigações legais, como a apresentação de contas anuais ou a manutenção de registos exactos. As coimas aumentam quanto mais tempo estas obrigações forem negligenciadas.
• Responsabilidade pessoal: Em caso de negligência grave ou de má conduta, os diretores podem ser considerados pessoalmente responsáveis pelas dívidas da empresa, especialmente em casos de comércio ilícito ou fraude. Isto significa que os bens pessoais do administrador podem ser utilizados para reembolsar os credores se a empresa se tornar insolvente devido a má gestão.
• Acusações criminais: Em casos extremos, os diretores podem ser objeto de um processo criminal por delitos como fraude, abuso de informação privilegiada ou outras formas de má conduta.

Estas sanções têm um forte efeito dissuasor, incentivando os diretores a cumprirem os seus deveres de forma diligente e em conformidade com a legislação do Reino Unido.

Nomeação e demissão de diretores

Nomeação de diretores

O processo de nomeação de um novo diretor é normalmente simples, mas deve seguir os procedimentos descritos nos Estatutos da empresa e cumprir a Lei das Sociedades Comerciais de 2006. Eis os principais passos a seguir:

1. Aprovação do conselho de administração : A nomeação de um diretor é normalmente aprovada pelo conselho de administração existente. Em alguns casos, pode também ser necessária a aprovação dos acionistas, dependendo das regras internas da empresa.
2. Registo na Companies House: Após a nomeação de um novo diretor, a empresa deve notificar a Companies House no prazo de 14 dias. A notificação inclui o nome completo do diretor, a morada, a data de nascimento e quaisquer outros dados relevantes. Estas informações passam a fazer parte do registo público.
3. Consentimento do diretor: A pessoa nomeada deve aceitar formalmente assumir o cargo e as responsabilidades associadas. Normalmente, isto implica a assinatura de um formulário de consentimento, declarando que aceita o cargo e está ciente dos seus deveres legais.

Demissão de diretores

O processo de demissão de um administrador deve também seguir as regras definidas pelos estatutos da sociedade. Eis as principais etapas:

1. Aviso de demissão: Um administrador que pretenda demitir-se deve notificar por escrito a sociedade. A renúncia produz efeitos a partir da receção da notificação ou, se for caso disso, numa data determinada.
2. Atualização para a Companies House: A empresa é obrigada a notificar a Companies House da demissão do diretor no prazo de 14 dias. Os registos públicos da empresa são actualizados para refletir a alteração.
3. Responsabilidades após a demissão: Mesmo depois de se demitir, um administrador pode ainda ser responsabilizado pelas decisões tomadas durante o seu mandato. Por exemplo, se uma empresa entrar em insolvência devido a acções tomadas enquanto o administrador estava no cargo, este poderá ainda sofrer consequências.

O papel de um diretor no Reino Unido implica responsabilidades significativas, tanto legais como éticas. É essencial compreender plenamente estes deveres e garantir o seu cumprimento para evitar consequências pessoais e financeiras. Os diretores devem agir com cuidado, integridade e no melhor interesse da empresa, assegurando simultaneamente o cumprimento de todas as obrigações legais.

Emprego e gestão de recursos humanos na Estónia

Ao contratar e gerir trabalhadores na Estónia, é importante compreender a regulamentação local relativa aos contratos de trabalho, às condições de trabalho e ao recrutamento internacional. Segue-se uma panorâmica das principais áreas que todos os empregadores devem conhecer:

Contratos de trabalho

Na Estónia, os contratos de trabalho devem ser redigidos por escrito. Estes contratos definem termos essenciais como as funções, o salário, o horário de trabalho e o direito a férias. Os contratos podem ser por tempo indeterminado ou a termo certo (com uma duração máxima de cinco anos), sendo permitido um período de estágio até quatro meses. As entidades patronais são obrigadas a definir claramente as funções do trabalhador, a estrutura salarial e as regalias, garantindo a proteção dos direitos de ambas as partes.

Regulamentação do trabalho

A legislação laboral da Estónia impõe normas rigorosas para salvaguardar os direitos dos trabalhadores. A semana de trabalho normal é de 40 horas e as horas extraordinárias devem ser compensadas com 1,5 vezes o salário normal ou com tempo livre remunerado. Os trabalhadores têm direito a um mínimo de 28 dias de férias anuais remuneradas. Os principais direitos dos trabalhadores incluem a baixa por doença, a licença de maternidade e de paternidade e várias protecções contra a discriminação e o assédio. As entidades patronais devem também assegurar o cumprimento das normas de saúde e segurança.

• Salário mínimo: em 2024, o salário mínimo nacional é fixado em 820 euros por mês ou 4,86 euros por hora.
• Baixa por doença: a entidade patronal paga a baixa por doença dos dias 4 a 8, sendo o resto coberto pelo Fundo de Seguro de Doença a 70% do salário médio do trabalhador.

Recrutamento e talentos internacionais

Para as empresas que recrutam a nível internacional, o programa e-Residency da Estónia permite aos não residentes gerir empresas estónias à distância, incluindo a contratação de trabalhadores. Os nacionais de países terceiros necessitam de uma autorização de trabalho, mas, uma vez empregados, têm os mesmos direitos que os cidadãos estónios. As políticas flexíveis em matéria de vistos e o ambiente fiscal competitivo da Estónia fazem deste país um destino atrativo para os talentos estrangeiros qualificados.

Ao compreenderem estes regulamentos e ao tirarem partido das políticas favoráveis às empresas da Estónia, as empresas podem gerir eficazmente a sua força de trabalho, mantendo-se em conformidade com a legislação nacional.