Steps to Create a Company in Estonia

Estlands fortschrittliche digitale Infrastruktur und sein unternehmensfreundliches Umfeld machen es zu einem attraktiven Ziel für Unternehmer. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die Schritte, die zur Gründung eines Unternehmens in Estland erforderlich sind, wobei die wichtigsten Verfahren und Anforderungen hervorgehoben werden.

Registrierung des Unternehmens​

Wahl des Firmennamens​

Der erste Schritt bei der Gründung eines Unternehmens in Estland ist die Wahl eines eindeutigen Firmennamens. Der Name muss den vom estnischen Unternehmensregister festgelegten Standards entsprechen. Er darf nicht einem bestehenden Firmennamen ähneln und muss die Bezeichnung "OÜ" (Osaühing) enthalten, die auf eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung hinweist. Wir bieten eine Prüfung der Namensverfügbarkeit an, um sicherzustellen, dass der von Ihnen gewählte Name diese Anforderungen erfüllt.

Rechtsstatus und eingetragene Anschrift​

In Estland muss jedes Unternehmen eine eingetragene Adresse im Land haben. An diese Adresse wird die gesamte juristische Korrespondenz geschickt. Wenn Sie ein ausländischer Unternehmer ohne physische Präsenz in Estland sind, bieten wir Ihnen ein virtuelles Büro und Domizilierungsdienste an, die Ihnen eine registrierte Adresse verschaffen, um diese gesetzliche Anforderung zu erfüllen.

Was die Rechtsform betrifft, so entscheiden sich die meisten Unternehmer für die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (OÜ), die die Vorteile der beschränkten Haftung bietet, d. h. die Gesellschafter haften für die Schulden des Unternehmens nur in Höhe ihrer Stammeinlage.

Für die Registrierung erforderliche Informationen​

Um ein Unternehmen in Estland zu registrieren, müssen Sie einige wichtige Angaben machen:

• Angaben zu den Aktionären: Einschließlich Namen, Adressen und Anteilsbesitz.
• Angaben zu den Direktoren: Namen, persönliche Anschriften und Nationalitäten der Direktoren.
• Adresse des eingetragenen Firmensitzes: Dies kann die Adresse sein, die wir über unsere Domizilierungsdienste zur Verfügung stellen.
• Grundkapital: Für eine OÜ ist ein Mindeststammkapital von 2.500 € erforderlich, das jedoch nicht sofort eingezahlt werden muss.

Unsere Plattform ermöglicht es Ihnen, die Einreichung aller erforderlichen Informationen auf elektronischem Wege zu rationalisieren. Sobald uns die erforderlichen Angaben vorliegen, bereiten wir die relevanten Dokumente vor und reichen sie ein, z. B. den Gesellschaftsvertrag und die Satzung, in denen der Zweck des Unternehmens, die Führungsstruktur und die internen Abläufe beschrieben sind.

Von uns erstellte und eingereichte Dokumente​

Wir kümmern uns um die Erstellung und Einreichung aller wichtigen Dokumente:

• Gründungsurkunde: Bestätigt die Absicht der Unternehmensgründer, das Unternehmen zu gründen.
• Satzung: Legt die Regeln der Unternehmensführung und die internen Verfahren fest. Sie können Standardartikel verwenden, aber wir können diese anpassen, wenn Ihr Unternehmen spezifische Bedingungen benötigt.

Zeitrahmen für die Gründung eines Unternehmens​

Die Unternehmensgründung in Estland ist ein schneller und effizienter Prozess. Sobald alle Dokumente eingereicht sind, dauert die Registrierung in der Regel 1-5 Werktage, je nach Komplexität der Unternehmensstruktur und der Verfügbarkeit der erforderlichen Informationen. Nach Abschluss der Registrierung erhalten Sie eine Gründungsurkunde, die als Nachweis für die rechtliche Existenz Ihres Unternehmens dient.

Verfahren für die Nachregistrierung​

Nach der Gründung Ihres Unternehmens sind mehrere zusätzliche Schritte erforderlich, um die vollständige Einhaltung der estnischen Vorschriften zu gewährleisten:

Eröffnung eines Geschäftskontos​

Um geschäftliche Transaktionen durchführen zu können, müssen Sie ein Bankkonto für Unternehmen eröffnen. Estland bietet mehrere Bankoptionen, von traditionellen Banken bis hin zu Fintech-Lösungen wie Wise und Revolut. Bei einigen Banken muss man für die Kontoeröffnung vor Ort sein, bei anderen kann man das Konto online einrichten.

MwSt-Registrierung​

Wenn der Jahresumsatz Ihres Unternehmens 40.000 € übersteigt, müssen Sie sich bei der estnischen Steuer- und Zollbehörde für die Mehrwertsteuer registrieren lassen. Nach der Registrierung erhalten Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und müssen regelmäßig Umsatzsteuererklärungen abgeben.

Körperschaftsteuerliche Registrierung​

Obwohl Estland eine Körperschaftssteuer von 0 % auf nicht ausgeschüttete Gewinne erhebt, müssen Sie sich für Körperschaftssteuerzwecke registrieren lassen. Die Steuer ist nur dann zu zahlen, wenn die Gewinne ausgeschüttet werden, was einen erheblichen Vorteil für Reinvestitionen darstellt.

Nationale Versicherung und Lohnbuchhaltung​

Wenn Sie beabsichtigen, Mitarbeiter einzustellen, einschließlich Sie selbst als Geschäftsführer, müssen Sie sich bei den estnischen Steuerbehörden für die Lohnbuchhaltung anmelden. Dazu gehört auch die Abwicklung der Einkommensteuer und der Sozialbeiträge wie der Arbeitslosenversicherung.

Durch die Verwaltung dieser Verfahren stellen wir sicher, dass Ihr Unternehmen in Estland alle rechtlichen Anforderungen erfüllt, so dass Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Unternehmensbesteuerung in Estland​

Estland ist bekannt für sein äußerst wettbewerbsfähiges und transparentes Körperschaftssteuersystem, das sowohl für einheimische Unternehmer als auch für internationale Investoren ein großer Anziehungspunkt ist. Das Hauptmerkmal des estnischen Steuersystems ist, dass Gewinne erst bei der Ausschüttung besteuert werden, was den Unternehmen mehr Flexibilität bei der Reinvestition von Gewinnen bietet. Hier ein Überblick darüber, wie das System ab 2024 funktioniert:

Körperschaftssteuer​

Das estnische Körperschaftssteuersystem zeichnet sich auch 2024 durch seine Einfachheit aus:

• Keine Steuer auf einbehaltene Gewinne: Unternehmen werden nicht auf Gewinne besteuert, die in das Unternehmen reinvestiert werden. Dies ermöglicht es den Unternehmen, zu wachsen und in den Betrieb zu investieren, ohne sofort steuerlich belastet zu werden.
• Steuer auf ausgeschüttete Gewinne (22%): Wenn Gewinne in Form von Dividenden an die Aktionäre ausgeschüttet werden, unterliegen sie einer Körperschaftssteuer von 22 %, was eine leichte Erhöhung gegenüber dem früheren Satz von 20 % darstellt. Damit wird sichergestellt, dass die Unternehmen die Besteuerung so lange hinauszögern können, bis die Gewinne aus dem Unternehmen abgezogen werden.

Mehrwertsteuer (VAT)​

• Standard-Mehrwertsteuersatz (22%): Ab dem 1. Januar 2024 hat Estland seinen Standard-Mehrwertsteuersatz von 20% auf 22% erhöht. Dies gilt für die meisten Waren und Dienstleistungen und ist daher ein wichtiger Faktor für Unternehmen, die in Estland Handel treiben.
• Ermäßigte Steuersätze und Steuerbefreiungen: In Estland gelten für bestimmte Sektoren niedrigere Mehrwertsteuersätze, einschließlich eines ermäßigten Satzes für Beherbergungsdienstleistungen und von der Mehrwertsteuer befreite Dienstleistungen wie Gesundheits- und Bildungswesen.

Sozial- und Beschäftigungsabgaben​

Die Arbeitgeber in Estland sind verpflichtet, eine Sozialsteuer in Höhe von 33 % des Bruttolohns zu entrichten. Diese Steuer deckt Leistungen für Arbeitnehmer wie Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung ab. Die Sozialsteuer ist ein wesentlicher Bestandteil der Gesamtsteuerlast für Arbeitgeber in Estland.

Sonstige Steuern und fiskalische Zuständigkeiten​

• Dividendensteuer: Zusätzlich zur Körperschaftssteuer können Dividenden, die an Aktionäre ausgeschüttet werden, je nach Wohnsitz des Empfängers mit weiteren Einkommenssteuern belegt werden.
• Verrechnungspreise: Unternehmen, die im internationalen Handel tätig sind, müssen die estnischen Verrechnungspreisvorschriften einhalten, um sicherzustellen, dass unternehmensinterne Transaktionen zu marktüblichen Bedingungen durchgeführt werden.
• Zölle und Einfuhrsteuern: Unternehmen, die Waren von außerhalb der EU nach Estland einführen, müssen Zölle und Mehrwertsteuer entrichten.

Einhaltung der Vorschriften und Berichterstattung​

Estnische Unternehmen müssen Jahresabschlüsse und Steuererklärungen einreichen, wobei ausgeschüttete Gewinne erst zum Zeitpunkt der Ausschüttung besteuert werden. Dieses System steht im Einklang mit der allgemeinen Strategie Estlands, ein unternehmensfreundliches Umfeld zu fördern, das Reinvestitionen und Wachstum begünstigt.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das estnische Körperschaftssteuersystem dank des Aufschubs der Körperschaftssteuer auf einbehaltene Gewinne und wettbewerbsfähiger Steuersätze auf ausgeschüttete Gewinne ein günstiges Umfeld für Unternehmenswachstum und Reinvestitionen bietet.

Zuständigkeiten des Direktors in Estland​

Als Geschäftsführer eines Unternehmens im Vereinigten Königreich haben Sie eine Reihe wichtiger rechtlicher Pflichten und Verantwortlichkeiten, die Sie einhalten müssen. Diese Pflichten gewährleisten den reibungslosen Betrieb des Unternehmens und die Einhaltung der britischen Gesetze. Die Nichteinhaltung dieser Verpflichtungen kann schwere Strafen nach sich ziehen, einschließlich persönlicher Haftung. Nachstehend finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Pflichten, Sanktionen und Verfahren im Zusammenhang mit der Ernennung und dem Rücktritt von Direktoren.

Rechtliche Pflichten​

Von den Direktoren britischer Unternehmen wird erwartet, dass sie eine Reihe gesetzlicher Pflichten erfüllen, die im Companies Act 2006 festgelegt sind. Diese Pflichten konzentrieren sich darauf sicherzustellen, dass die Direktoren im besten Interesse des Unternehmens, seiner Aktionäre und anderer Interessengruppen handeln. Zu den wichtigsten Pflichten gehören:

• Loyalität und Handeln im besten Interesse des Unternehmens: Verwaltungsratsmitglieder müssen in gutem Glauben handeln und den Interessen des Unternehmens Vorrang vor ihren persönlichen Interessen einräumen. Das bedeutet, dass sie Entscheidungen treffen müssen, die dem Unternehmen als Ganzes zugute kommen, auch wenn dies nicht mit ihren persönlichen Zielen übereinstimmt.
• Einhaltung der Gesetze: Die Geschäftsführer sind gesetzlich verpflichtet, dafür zu sorgen, dass das Unternehmen alle einschlägigen Gesetze und Vorschriften einhält. Dazu gehören die Einhaltung von Steuergesetzen, Beschäftigungsvorschriften, Gesundheits- und Sicherheitsstandards sowie die Einreichung von Unterlagen beim Companies House.
• Angemessene Sorgfalt, Geschicklichkeit und Gewissenhaftigkeit: Von den Direktoren wird erwartet, dass sie ihr Wissen und ihre Erfahrung bei der Leitung des Unternehmens einsetzen. Es gibt zwar einen gewissen Spielraum für weniger erfahrene Direktoren, aber sie müssen dennoch nachweisen, dass sie fundierte Entscheidungen im besten Interesse des Unternehmens treffen.
• Vermeidung von Interessenkonflikten: Die Mitglieder des Verwaltungsrats müssen Situationen vermeiden, in denen ihre persönlichen Interessen mit den Interessen des Unternehmens in Konflikt geraten könnten. Tritt ein potenzieller Konflikt auf, muss er dem Verwaltungsrat gegenüber offengelegt werden, und das Mitglied des Verwaltungsrats darf sich nicht an Entscheidungen beteiligen, die mit dem Konflikt zusammenhängen.
• Schutz des Unternehmensvermögens: Die Geschäftsführer müssen das Vermögen des Unternehmens schützen und sicherstellen, dass es angemessen und zum Nutzen des Unternehmens verwendet wird. Dazu gehört auch, dass das Unternehmen zahlungsfähig bleibt und nicht in betrügerische Geschäfte verwickelt ist.

Sanktionen bei Nichteinhaltung der Vorschriften​

Die Nichteinhaltung der gesetzlichen Pflichten kann für Direktoren schwerwiegende Folgen haben. Je nach Schwere des Verstoßes können die folgenden Sanktionen verhängt werden:

• Disqualifizierung: Verwaltungsratsmitglieder, die ihren Verpflichtungen nicht nachkommen oder ein Fehlverhalten an den Tag legen, können für bis zu 15 Jahre von ihrer Tätigkeit als Verwaltungsratsmitglied ausgeschlossen werden. Disqualifizierungsbeschlüsse werden in der Regel für Vergehen wie unrechtmäßigen Handel oder das Versäumnis, angemessene Buchhaltungsunterlagen zu führen, ausgestellt.
• Geldbußen: Geschäftsführer können mit erheblichen Geldstrafen belegt werden, wenn sie ihren gesetzlichen Verpflichtungen nicht nachkommen, z. B. bei der Einreichung des Jahresabschlusses oder der Führung genauer Aufzeichnungen. Die Strafen steigen, je länger diese Pflichten vernachlässigt werden.
• Persönliche Haftung: Bei grober Fahrlässigkeit oder Fehlverhalten können Geschäftsführer persönlich für die Schulden des Unternehmens haftbar gemacht werden, insbesondere in Fällen von unrechtmäßigem Handel oder Betrug. Dies bedeutet, dass das persönliche Vermögen des Geschäftsführers zur Rückzahlung an die Gläubiger herangezogen werden kann, wenn das Unternehmen aufgrund von Missmanagement zahlungsunfähig wird.
• Strafrechtliche Anklagen: In extremen Fällen können Direktoren wegen Straftaten wie Betrug, Insiderhandel oder anderen Formen des Fehlverhaltens strafrechtlich verfolgt werden.

Diese Strafen haben eine starke abschreckende Wirkung und halten die Direktoren dazu an, ihre Pflichten gewissenhaft und im Einklang mit dem britischen Recht zu erfüllen.

Appointment and Resignation of Directors

Ernennung der Direktoren​

Das Verfahren zur Ernennung eines neuen Vorstandsmitglieds ist in der Regel unkompliziert, muss aber den in der Satzung des Unternehmens festgelegten Verfahren folgen und dem Companies Act 2006 entsprechen. Im Folgenden werden die wichtigsten Schritte beschrieben:

1. Genehmigung durch den Vorstand: Die Ernennung eines Direktors wird in der Regel vom bestehenden Vorstand genehmigt. In einigen Fällen kann auch die Zustimmung der Aktionäre erforderlich sein, je nach den internen Vorschriften des Unternehmens.
2. Einreichung bei Companies House: Sobald ein neuer Direktor ernannt ist, muss das Unternehmen Companies House innerhalb von 14 Tagen benachrichtigen. Die Mitteilung enthält den vollständigen Namen, die Adresse, das Geburtsdatum und andere relevante Details des Direktors. Diese Informationen werden in das öffentliche Register aufgenommen.
3. Zustimmung des Direktors: Die zu ernennende Person muss sich förmlich bereit erklären, die Funktion und die damit verbundenen Aufgaben zu übernehmen. Dazu gehört in der Regel die Unterzeichnung eines Zustimmungsformulars, in dem erklärt wird, dass die Person die Position akzeptiert und sich ihrer gesetzlichen Pflichten bewusst ist.

Rücktritt von Direktoren​

Das Verfahren für den Rücktritt eines Vorstandsmitglieds muss ebenfalls den in der Satzung des Unternehmens festgelegten Regeln entsprechen. Hier sind die wichtigsten Schritte:

1. Rücktrittserklärung: Ein Vorstandsmitglied, das sein Amt niederlegen möchte, muss dies der Gesellschaft schriftlich mitteilen. Der Rücktritt wird wirksam, sobald die Mitteilung eingeht, oder zu einem bestimmten Datum, falls ein solches angegeben ist.
2. Aktualisierung an Companies House: Das Unternehmen ist verpflichtet, Companies House innerhalb von 14 Tagen über den Rücktritt des Direktors zu informieren. Die öffentlichen Aufzeichnungen des Unternehmens werden aktualisiert, um die Änderung widerzuspiegeln.
3. Verantwortlichkeiten nach dem Rücktritt: Auch nach dem Rücktritt kann ein Direktor noch für Entscheidungen verantwortlich gemacht werden, die er während seiner Amtszeit getroffen hat. Wenn beispielsweise ein Unternehmen aufgrund von Maßnahmen, die während der Amtszeit des Geschäftsführers getroffen wurden, Insolvenz anmeldet, kann dies immer noch Konsequenzen haben.

Die Rolle eines Direktors im Vereinigten Königreich ist mit einer großen Verantwortung verbunden, sowohl rechtlich als auch ethisch. Es ist wichtig, diese Pflichten vollständig zu verstehen und für ihre Einhaltung zu sorgen, um persönliche und finanzielle Konsequenzen zu vermeiden. Direktoren müssen mit Sorgfalt, Integrität und im besten Interesse des Unternehmens handeln und gleichzeitig sicherstellen, dass alle rechtlichen Verpflichtungen erfüllt werden.

Beschäftigung und Humanressourcenmanagement in Estland​

Bei der Einstellung und Verwaltung von Arbeitnehmern in Estland ist es wichtig, die lokalen Vorschriften zu Arbeitsverträgen, Arbeitsbedingungen und internationaler Anwerbung zu kennen. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Bereiche, die jeder Arbeitgeber kennen sollte:

Arbeitsverträge​

In Estland müssen Arbeitsverträge in schriftlicher Form vorgelegt werden. In diesen Verträgen werden die wichtigsten Bedingungen wie Arbeitsaufgaben, Gehalt, Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche festgelegt. Die Verträge können unbefristet oder befristet sein (mit einer Höchstdauer von fünf Jahren), und eine Probezeit von bis zu vier Monaten ist zulässig. Die Arbeitgeber sind verpflichtet, die Rolle des Arbeitnehmers, die Gehaltsstruktur und die Sozialleistungen klar zu umreißen, damit die Rechte beider Parteien geschützt werden.

Arbeitsrecht​

Das estnische Arbeitsrecht sieht strenge Vorschriften zum Schutz der Arbeitnehmerrechte vor. Die Standardarbeitszeit beträgt 40 Stunden pro Woche, und Überstunden müssen mit dem 1,5-fachen des regulären Lohns oder mit bezahlter Freizeit abgegolten werden. Die Arbeitnehmer haben Anspruch auf einen bezahlten Mindestjahresurlaub von 28 Tagen. Zu den wichtigsten Arbeitnehmerrechten gehören Krankheitsurlaub, Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub sowie verschiedene Schutzmaßnahmen gegen Diskriminierung und Belästigung. Die Arbeitgeber müssen auch für die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsstandards sorgen.

• Mindestlohn: Im Jahr 2024 wird der nationale Mindestlohn auf 820 € pro Monat oder 4,86 € pro Stunde festgelegt.
• Krankheitsurlaub: Der Arbeitgeber zahlt die Kosten für die Tage 4 bis 8, den Rest übernimmt die Krankenkasse mit 70 % des durchschnittlichen Gehalts des Arbeitnehmers.

Personalbeschaffung und internationale Talente​

Für Unternehmen, die international Mitarbeiter einstellen, bietet Estland mit dem e-Residency-Programm die Möglichkeit, dass Ausländer estnische Unternehmen aus der Ferne leiten und auch Mitarbeiter einstellen können. Nicht-EU-Bürger benötigen eine Arbeitserlaubnis, aber sobald sie beschäftigt sind, haben sie die gleichen Rechte wie estnische Bürger. Estlands flexible Visapolitik und sein wettbewerbsfähiges steuerliches Umfeld machen es zu einem attraktiven Ziel für qualifizierte ausländische Talente.

Durch die Kenntnis dieser Vorschriften und die Nutzung der unternehmensfreundlichen Politik Estlands können Unternehmen ihre Belegschaft effektiv verwalten und gleichzeitig die nationalen Gesetze einhalten.